如何寫一封好的 email? 大學生必修課 收藏

  靜宜大學   2022-06-20   2022-06-20    靜宜大學 , 馬來西亞

你是否常常有下面這樣的感覺
老是覺得用email溝通很慢？
為什麼寫email都沒人回，感覺石沉大海?
就算有回覆，都獲得不到想要的資訊或答案?

你真的知道怎麼寫 email 嗎?

雖然現在大家習慣用 FB 、Line 或 What's app 等溝通，但是大學和職場仍然頻繁的使用 email，寫 email 是有一定的「架構」跟「禮儀」，跟使用聊天軟體真的是完全不一樣，其實很簡單的，email 架構一定要記得有3，分成下面3個部分：

1. 與收件人打招呼。
2. 介紹你是誰，然後你主要的目的是什麼。
3. 結尾簽名。

記得寫 email 就像是漢堡一樣，有最上面的漢堡皮，中間的料，以及最下面的漢堡皮。

Email雷區

1. email 主旨沒重點、不夠吸引人，或甚至沒有寫主旨。

2. 拋出太開放性的問題：

盡量把你的問題或事情，清楚的提問跟縮小回答範圍，讓對方更容易回覆，有時拋出的問題太大，陳述的東西太廣，基本上是不好用 email 回覆的，也因為感覺不清楚要詢問的是什麼，所以收到的回覆也相對的不會是有用的消息。

3. 可以換句話表達，感覺起來更親切：

email 是看不到任何臉上表情的，就像下面的句子你更喜歡哪一個?

• Please reply ASAP.
• Look forward to your response.
• Hope to hear back from you soon.

上面三句話的意思都是希望對方能給予回覆，不過同時這三句話給人的感受則不一樣，你會想要用哪一句來表達呢?

文/台灣靜宜大學國際處專案經理劉采婕

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